GAGASAN : Arsip dan Tertib Administrasi Desa

Gagasan ini dimuat Harian Solopos edisi Jumat (15/9/2017). Esai ini karya Romi Febriyanto Saputro yang menjabat sebagai Kepala Seksi Pembinaan Arsip dan Perpustakaan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sragen. Alamat e-mail penulis adalah romifebri@gmail.com.

Solopos.com, SOLO–UU No. 43/2007 tentang Kearsipan mengungkapkan perjuangan dalam upaya mewujudkan dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan UUD 1945 yang terekam dalam sejarah perjalanan bangsa Indonesia berfungsi sebagai memori kolektif bangsa.

Promosi Piala Dunia 2026 dan Memori Indah Hindia Belanda

Memori kolektif bangsa yang merupakan rekaman dari sejarah perjalanan bangsa tersebut merupakan aset nasional yang menggambarkan identitas dan jati diri bangsa Indonesia yang sesungguhnya.

Setiap langkah dan dinamika gerak maju bangsa, masyarakat, dan negara Indonesia menuju masa depan harus didasarkan pada pemahaman, penghayatan, dan catatan atas identitas dan jati diri bangsa tersebut yang terekam dalam bentuk arsip.

Dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik dan bersih serta dalam menjaga agar dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan negara menuju masa depan senantiasa berpatokan pada pilar perjuangan mencapai cita-cita nasional, arsip yang tercipta harus dapat menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran masyarakat, bangsa, dan negara.

Desa adalah ujung tombak pembangunan yang bukti kegiatannya harus diarsip  dengan baik. Menurut UU No. 6/2014, pembangunan desa bertujuan meningkatkan kesejahteraan masyarakat desa dan kualitas hidup manusia serta penanggulangan kemiskinan melalui penyediaan pemenuhan kebutuhan dasar, pembangunan sarana dan prasarana, pengembangan potensi ekonomi lokal, serta pemanfaatan sumber daya alam dan lingkungan secara berkelanjutan.

Pembangunan desa yang baik adalah pembangunan yang memilliki bukti administrasi nyata. Tidak ada sesuatu hal untuk abad modern sekarang ini lebih penting daripada administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab sangat tergantung pada kemampuan membina dan mengembangkan suatu administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern (Albert Lepawski dalam Siagian, 1971)

Selanjutnya adalah: Arsip penentu peradaban bangsa…

Peradaban Bangsa

Siagian (1971) menyatakan jika pendapat ahli tersebut (Albert Lepawski) dianalisis lebih mendalam maka seseorang akan menarik kesimpulan bahwa tegak atau robohnya suatu negara, maju mundurnya peradaban manusia, serta timbul dan tenggelamnya bangsa-bangsa di dunia tidak disebabkan perang nuklir atau malapetaka, tetapi tergantung pada baik atau buruknya administrasi.

Ironisnya keadaan administrasi desa saat ini masih memprihatinkan. Ketika melaksanakan kegiatan pengawasan dan evaluasi arsip desa, saya masih menemukan pemerintah desa yang belum menggunakan lembar disposisi dan kartu kendali.

Disposisi kepala desa langsung ditulis pada lembar surat. Praktik seperti ini menyalahi kaidah tata kelola arsip yang baik dan benar. Arsip harus dijaga  agar tetap autentik. Kesadaran untuk mengelola arsip dinamis dan  statis juga masih rendah.

Gerakan Arsip Masuk Desa yang dulu dicanangkan Gubernur Jawa Tengah Bibit Waluyo pada 2009 belum direspons sepenuhnya oleh pemerintah desa. Respons pemerintah desa baru sebatas menerima bantuan filling cabinet dan  mengirim peserta untuk mengikuti bimbingan teknis kearsipan yang menjadi bagian dari gerakan ini.

Meskipun demikian, ada sebagian kecil pemerintah desa yang menunjukkan kepedulian untuk merawat memori kolektif bangsa ini melalui arsip desa. Ada beberapa hal yang bisa dilakukan untuk membangkitkan kesadaran merawat arsip mulai dari desa.

Pertama, membangun persepsi yang sama bahwa tertib administrasi desa dan tertib arsip merupakan satu paket pekerjaan untuk membangun memori kolektif bangsa. Jangan ada pemisahan dan dikotomi antara tertib administrasi dan tertib arsip. Tertib administrasi desa adalah tertib arsip desa dan tertib arsip desa ialah tertib administrasi desa.

Soewarno Handayaningrat (1988) mengungkapkan bahwa administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selanjutnya adalah: Menyediakan sumber daya manusia yang melek administrasi…

Melek Administrasi

Kedua, menyediakan sumber daya manusia yang melek administrasi. Peningkatan anggaran negara untuk membangun desa tentu harus diikuti dengan peningkatan kualitas perangkat desa. Saat ini banyak desa yang mengalami kekosongan perangkat desa karena banyak yang memasuki masa purnatugas.

Susunan organisasi dan tata kerja pemerintah desa yang baru berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 84/2015 dengan jelas menyatakan bahwa pemerintah desa adalah kepala desa dibantu oleh perangkat desa. Perangkat desa terdiri atas sekretariat desa, pelaksana kewilayahan, dan pelaksana teknis.

Sekretariat desa  paling banyak terdiri atas tiga urusan, yaitu urusan tata usaha dan umum, urusan keuangan, dan urusan perencanaan. Pelaksana teknis paling banyak terdiri atas tiga seksi, yaitu seksi pemerintahan, seksi kesejahteraan, dan seksi pelayanan.

Pengisian perangkat desa yang baru merupakan peluang untuk meningkatkan kualitas tertib arsip desa. Proses perekrutan harus bebas dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme yang oleh beberapa pihak diduga kerap terjadi. Intervensi dari pihak mana pun, baik eksekutif maupun legislatif,  wajib dilawan.

Ketiga, harus ada teladan dari instansi pembina desa dalam hal tertib arsip. Ironisnya, teladan dalam hal tertib arsip ini merupakan barang langka. Arsip Nasional Republik Indonesia mengaudit hasil pengawasan kearsipan di lingkungan pemerintah atau lembaga negara dan pemerintah daerah. Hasilnya cukup mengkhawatirkan.

Dari 34 kementerian, hanya dua kementerian yang dikategorikan baik dalam pengelolaan arsip, yakni Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan serta Sekretariat Negara. Sebanyak 17 kementerian masuk kategori cukup baik dalam pengelolaan arsip. Empat kementerian berkategori kurang dan 11 kementerian masuk kategori kurang sekali dalam pengelolaan arsip.

Jika instansi pusat saja gagal memberi teladan maka ancaman kehilangan memori kolektif bangsa sudah berada di depan mata. Kita akan menjadi bangsa yang lupa dengan sejarah sendiri.